Canadian Society for Chemical Engineering (CSChE) 2025 Conference Organizing Committee (COC) Positions
The Canadian Society for Chemical Engineering (CSChE) Conference Organizing Committee (COC) is comprised of volunteer Chairs and members of the Chemical Institute of Canada (CIC) National Team (NT). Together, the Chairs and the NT develop the conference. The role of the Chairs is to shape the conference scientific programming and co-lead fundraising. The NT oversees conference logistics, marketing and communication, attendee engagement, budget, and overall feasibility.
We strongly encourage volunteers from diverse backgrounds and experiences to join the COC, fostering an inclusive environment where varied perspectives, contribute to the success of CSChE 2025. Self-nomination is recommended. The CSChE 2025 conference will be held in early October in Montreal.
Self-nomination must include the following:
- A written statement explaining why they should and would like to be selected and what suggestions and modifications they hope to bring to the CSChE conferences (maximum of 400 words)
- A brief curriculum vitae (maximum of 2 A4 pages).
Conference Chair (one position)
The Conference Chair, along with the CIC Executive Director, leads and oversees the activities of the COC. This individual should be proactive and have strong organizational and management skills. The Conference Chair will play a big role in determining the overall conference modus operandi. The Chair is expected to attend and participate in meetings at the annual conference in the years before the planned conference, the CSChE 2025 COC meetings, a post-CSChE 2025 debrief meeting, connect with external stakeholders, and consult with the incoming CSChE 2026 Chair.
Eligibility
- Active CSChE member living in Canada
- Has attended multiple CSChE conferences
- Experience with planning a conference, or similar events is preferred
- Bilingual (English, French) preferred
Key Accountabilities and Responsibilities
- Co-lead the COC and the COC’s meetings, alongside the CIC Executive Director
- Determine the conference theme
- Develop the technical program, and when applicable, non-technical program
- Co-lead conference fundraising
- Identify plenary speakers
- Oversee all activities related to the scientific program
Technical Program Chair (up to three positions)
The Technical Program Chair will lead the design and plan of the technical program. This individual should be well-versed and well-connected in many areas of chemical engineering. Along with the Conference Chair, the Technical Program Chair needs to be familiar with all aspects of the conference plans. The Technical Program Chair, with the assistance of the Conference Chair, and the NT’s Program and Conference Coordinators, develops the technical program theme and the list of plenary speakers.
Eligibility
- Active CSChE member living in Canada.
- Experience as a past symposia chair is preferred
- Bilingual (English, French) preferred
Key Responsibilities
- Determine the conference theme
- Recruit symposia organizers and form the Technical Program Sub-Committee
- Prepare and finalize symposia topics
- Oversee the abstract review process
- Identify plenary speakers
- Judge technical program competitions
Conference Vice-Chair (one position)
The Vice-Chair acts as a deputy for and an assistant to the Conference Chair. This position becomes the Conference Chair for the following year, has an opportunity to understand and appreciate the full-cycle planning of the conference.
Eligibility
- Active CSChE member living in Canada
- Has attended multiple CSChE conferences
- Experience with planning a conference, or similar events is preferred
- Bilingual (English, French) preferred
Key Responsibilities
- Assist with the Conference Chair with co-leading the COC and the COC’s meetings.
- Determine the conference theme and key dates
- Develop the technical and non-technical program
- Lead conference fundraising
- Identify plenary speakers
Sponsorship Chair (one position)
The Sponsorship Chair will spearhead conference fundraising. This individual should be familiar with fundraising and have diverse contacts that could be potential sponsors or exhibitors. This individual will work closely with the NT’s Partnerships Coordinator and the CIC Executive Director or their equivalent.
Eligibility
- Active CSChE member living in Canada
- Experience with fundraising is preferred
- Bilingual (English, French) preferred
Key Responsibilities
- In partnership with the NT, define and implement plans and strategies to meet the conference fundraising goals
- In partnership with CIC’s Executive Director and Director of Finance, oversee conference budget and related finances
- Meet and liaise with potential sponsors
- Partner with other Chairs to make their proposed conference events financially feasible
- Help identify areas to diversify conference revenues
Industrial Liaison (one position)
The Industrial Liaison is responsible for engaging the industrial community with the CSChE conferences by creating industrial programming opportunities.
Eligibility
- Active CSChE member living in Canada
- Event planning experience is preferred
- Bilingual (English, French) preferred
Key Responsibilities
- Design industry program and develop new events
- Work with the NT to execute the events at CSChE 2025
- Support the Sponsorship Chair in defining and implementing plans and strategies to meet the conference fundraising goals
Volunteer Coordinator (one position)
The Volunteer Coordinator recruits and organizes the volunteer team and coordinates their responsibilities and activities on-site, along with the NT’s Conference Coordinator.
Eligibility
- Active CSChE member living in Canada
- Event planning experience is preferred
- Bilingual (English, French) preferred
Key Responsibilities
- Find responsible volunteers and liaise with them prior to and during the conference
- Monitor volunteer activities at the conference and fill-in where necessary
- In partnership with CIC’s Conference Coordinator, develop and facilitate volunteer training
Student Program Chair (two positions)
The Student Program Chair organizes the undergraduate and graduate specific program activities in collaboration with the Industrial Liaison, and the NT.
Eligibility
- Active CSChE member living in Canada
- Event planning experience is preferred
- Bilingual (English, French) preferred
Key Responsibilities
- Design undergraduate and graduate student program, and develop new events
- Work with the NT to execute the student program at CSChE 2025
- Manage undergraduate and graduate student competitions and student awards ceremony by finding judges, reviewing submissions, and scheduling contestants
- Plan social events and industry tours
- Support the Sponsorship Chair in defining and implementing plans and strategies to meet the conference fundraising goals
Special Project Chair (one position)
This chair will be responsible for supporting the rest of the COC Chairs and planning ad hoc events. This role is an opportunity to unleash your creativity and propose new and engaging events at the conference.
Eligibility
- Active CSChE member living in Canada
- Event planning experience is preferred
- Bilingual (English, French) preferred
Key Responsibilities
- Support the COC chairs in event planning.
- Develop new and engaging conference events or initiatives.
- Work with the NT to execute the events at CSChE 2025
Postes au sein du comité organisateur du congrès de 2025 de la Société canadienne de génie chimique
Le comité organisateur du congrès de la Société canadienne de génie chimique (SCGCh) se compose de présidences bénévoles et de membres de l’équipe nationale de l’Institut de chimie du Canada (ICC). Ensemble, les présidences et l’équipe nationale organisent le congrès. Les présidences ont pour rôle d’établir le programme scientifique du congrès et de codiriger les efforts de financement. L’équipe nationale s’occupe de la logistique du congrès, du marketing et des communications, du budget et de la faisabilité générale.
Nous encourageons fortement les bénévoles de divers horizons et ayant une expérience variée à se joindre au comité organisateur, ce qui favorisera un environnement inclusif où des perspectives multiples contribueront au succès du congrès de la SCGCh en 2025. Il est recommandée que les personnes intéressées soumettent elles-mêmes leur candidature. Le congrès de 2025 de la SCGCh aura lieu au début d’octobre à Montréal.
L’auto-nomination doit inclure les éléments suivants :
- une lettre présentant les avantages de sa candidature ainsi que des suggestions de changements qui pourraient être apportés au congrès de la SCGCh (maximum de 400 mots)
- un bref curriculum vitae (maximum de 2 pages de format A4).
Présidence du congrès (un poste)
La présidence du congrès, de concert avec la direction générale de l’ICC, dirige et supervise le travail du comité organisateur. Elle doit avoir le sens de l’initiative et de solides capacités d’organisation et de gestion. Elle a un rôle important à jouer pour déterminer le mode de fonctionnement général du congrès. Il est attendu que la présidence aura assisté et participé aux réunions des derniers congrès annuels avant celui de 2025. Elle doit aussi assister aux réunions du comité organisateur de 2025 et à la réunion bilan qui suivra le congrès, tisser des liens avec des parties externes, et communiquer avec la présidence du congrès de 2026.
Critères d’admissibilité
- Personne qui est un membre engagé de la SCGCh et qui habite au Canada
- Personne qui a déjà assisté à plusieurs congrès de la SCGCh
- Personne qui a l’expérience de planifier un congrès ou des événements du même genre, atout souhaité
- Personne bilingue (français, anglais), atout souhaité
Principales responsabilités
- Diriger le comité organisateur et les réunions de ce comité, de concert avec la direction générale de l’ICC
- Déterminer le thème du congrès
- Élaborer le programme scientifique et, le cas échéant, le programme non scientifique
- Codiriger les efforts de financement du congrès
- Choisir les conférenciers et conférencières des séances plénières
- Superviser toutes les activités liées au programme scientifique
Présidence du programme scientifique (jusqu’à trois postes)
La présidence du congrès dirigera la conception et la planification du programme scientifique. Elle doit avoir une bonne connaissance et de bonnes relations dans de nombreux domaines de l’ingénierie chimique. Avec le concours de la présidence du congrès, elle doit être au courant de tous les aspects des plans du congrès. De concert avec la présidence du congrès, l’équipe nationale et l’équipe chargée de la coordination du congrès, elle élabore les thèmes du programme scientifique et la liste des conférenciers et conférencières des séances plénières.
Critères d’admissibilité
- Personne qui est un membre engagé de la SCGCh et qui habite au Canada
- Personne qui a déjà assumé la présidence d’un symposium dans le passé, un atout
- Personne bilingue (français, anglais), atout souhaité
Principales responsabilités
- Déterminer le thème du congrès
- Recruter les organisateurs du symposium et former le sous-comité du programme technique
- Préparer et mettre au point les thèmes des symposiums
- Superviser le processus d’évaluation des propositions de communication
- Trouver des conférenciers et conférencières pour les séances plénières
- Agir comme juge des concours techniques
Vice-présidence du congrès (un poste)
La vice-présidence du congrès agit comme remplaçant et bras droit de la présidence du congrès. La personne qui occupe ce poste est appelée à assumer la présidence du congrès l’année suivante. Elle a ainsi l’occasion de comprendre et de franchir toutes les étapes du cycle de planification du congrès.
Critères d’admissibilité
- Personne qui est un membre engagé de la SCGCh et qui habite au Canada
- Personne qui a déjà assisté à plusieurs congrès de la SCGCh
- Personne qui a l’expérience de planifier un congrès ou des événements du même genre, atout souhaité
- Personne bilingue (français, anglais), atout souhaité
Principales responsabilités
- Seconder la présidence du congrès et codiriger le comité organisateur et ses réunions
- Déterminer le thème du congrès et les dates charnières
- Élaborer le programme scientifique et non scientifique
- Diriger les efforts de financement du congrès
- Trouver des conférenciers et des conférencières pour les séances plénières
Présidence de la sollicitation de commandites (un poste)
La présidence de la sollicitation de commandites mènera les efforts de collecte de fonds pour le congrès. Elle doit savoir mener une campagne de sollicitation de commandites et avoir des relations qui pourraient devenir commanditaires ou exposants. Elle travaille en étroite collaboration avec la personne chargée de coordonner les partenariats au sein de l’équipe nationale et avec la direction générale de l’ICC ou l’équivalent.
Critères d’admissibilité
- Personne qui est un membre engagé de la SCGCh et qui habite au Canada
- Personne qui a l’expérience des campagne de sollicitation de commandites, atout souhaité
- Personne bilingue (français, anglais), atout souhaité
Principales responsabilités
- En partenariat avec l’équipe nationale, définir et mettre en œuvre des plans et des stratégies pour atteindre les objectifs d’ordre financier du congrès
- En partenariat avec la direction générale de l’ICC et la direction des finances, superviser le budget du congrès et les transactions connexes
- Rencontrer des commanditaires éventuels et entretenir des liens avec eux
- Travailler en partenariat avec d’autres présidences pour que les événements qu’elles proposent pour le congrès soient financièrement viables
- Aider à cerner des domaines pour diversifier les recettes du congrès
Agent ou agente de liaison avec le secteur industriel (un poste)
L’agent ou agente de liaison est responsable d’inclure le secteur industriel dans les congrès de la SCGCh en lui proposant des possibilités d’événements.
Critères d’admissibilité
- Personne qui est un membre engagé de la SCGCh et qui habite au Canada
- Personne qui a l’expérience de planifier des événements, atout souhaité
- Personne bilingue (français, anglais), atout souhaité
Principales responsabilités
- Élaborer un programme pour le secteur industriel et concevoir de nouvelles activités
- Travailler avec l’équipe nationale pour mettre en œuvre les activités du congrès de la SCGCh de 2025
- Aider la présidence de la campagne de financement à définir et à mettre en œuvre les plans et stratégies pour atteindre les objectifs d’ordre financier du congrès
Personne chargée de la coordination des bénévoles (un poste)
La personne chargée de la coordination des bénévoles recrute et organise des équipes de bénévoles et coordonne leurs responsabilités et activités sur place, de concert avec la personne de l’équipe nationale chargée de la coordination du congrès.
Critères d’admissibilité
- Personne qui est un membre engagé de la SCGCh et qui habite au Canada
- Personne qui a l’expérience de la planification d’événements, atout souhaité
- Personne bilingue (français, anglais), atout souhaité
Principales responsabilités
- Trouver des bénévoles responsables et assurer la liaison avec ces personnes avant et pendant le congrès
- Encadrer les activités des bénévoles pendant le congrès et remplacer les bénévoles au pied levé s’il le faut
- En partenariat avec la personne de l’équipe nationale chargée de la coordination du congrès, concevoir et offrir une formation pour les bénévoles
Présidence des programmes étudiants (deux postes)
La présidence des programmes étudiants organise les activités destinées expressément aux étudiants et étudiantes de premier cycle ou des cycles supérieurs lors du congrès, en collaboration avec l’agent ou l’agente de liaison avec le secteur industriel et avec l’équipe nationale.
Critères d’admissibilité
- Personne qui est un membre engagé de la SCGCh et qui habite au Canada
- Personne qui a l’expérience de la planification d’événements, atout souhaité
- Personne bilingue (français, anglais), atout souhaité
Principales responsabilités
- Concevoir des programmes pour étudiants et étudiantes de premier cycle ou des cycles supérieurs et planifier de nouveaux événements
- Travailler avec l’équipe nationale pour mettre en œuvre le programme étudiant du congrès de 2025 de la SCGCh
- S’occuper des concours et cérémonies de remise de prix pour étudiants et étudiantes de premier cycle et des cycles supérieurs, trouver des juges pour ces événements, passer en revue les propositions et établir l’horaire de participation aux concours
- Organiser des activités sociales et des visites d’entreprise
- Aider la présidence de la campagne de financement à définir et à mettre en œuvre les plans et stratégies pour atteindre les objectifs d’ordre financier du congrès
Présidence des projets spéciaux
La présidence des projets spéciaux aide les autres présidences du comité organisateur du congrès et planifie des activités ponctuelles. Elle doit donner libre cours à créativité afin de proposer de nouvelles activités intéressantes pour le congrès.
Critères d’admissibilité
- Personne qui est un membre engagé de la SCGCh et qui habite au Canada
- Personne qui a l’expérience de la planification d’événements, atout souhaité
- Personne bilingue (français, anglais), atout souhaité
Principales responsabilités
- Appuyer les présidences du comité organisateur dans leurs efforts de planification d’événements
- Élaborer des activités ou des initiatives qui sont nouvelles et attirantes pour le congrès
- Travailler avec l’équipe nationale pour mettre en œuvre les activités du congrès de 2025 de la SCGCh